ÑÇÖÞÉ«°É

Fy ngwlad:
Fy ngwlad:

Chwilio

Cau

Polisi ar Fenthyciadau

Archifau a Chasgliadau Arbennig 

 

Polisi ar Fenthyciadau  

 

Cynnwys 

 

  1. Rhagarweiniad  

  1. Y Cwmpas a Diffiniadau 

  1. Rhesymau dros fenthyca: 

  1. Benthycwyr 

  1. Benthyciadau i mewn 

  1. Hyd y benthyciad 

  1. Y drefn ar gyfer cais am fenthyciad 

  1. Rhybudd 

  1. Ystyriaeth a chontract 

  1. Gwrthodiadau 

  1. Amodau Cyffredinol y Benthyciad  

 

  

Rheoli Dogfennau 
 

Enw'r Ffeil 

Polisi'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig  

Yr Awdur(on) Gwreiddiol: 

Pennaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig (yn seiliedid ar Bolisi Benthyciadau SOAS) 

Awdur(on) yr Adolygiad Presennol 

Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig 

Statws 

Cymeradwywyd gan y Grŵp Tasg Casgliadau a Materion Diwylliant 19 Rhagfyr 2022 fel atodiad i'r Polisi Casgliadau 

Dosbarthiad  

Gwasanaethau Digidol Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É  

Awdurdod 

Archifau a Chasgliadau Arbennig 

 

 

Fersiwn 

Dyddiad 

Awdur(on) 

Nodiadau ar Ddiwygiadau  

0.1 

Mawrth 2016 

Pennaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig 

Cymeradwywyd Mehefin 2016  

 

0.2 

17 Hydref 2016 

Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig 

Gwelliannau a wnaed gan Chris Woods, NCS 

0.3 

28 Mai 2019 

Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig 

Mân ddiwygiadau a wnaed gan Chris Woods, NCS i'r rhan wreiddiol yn ogystal â'r rhan newydd 11.8 Monitro 

Cymeradwywyd gan y Tasglu Mehefin 2019 

0.4 

Hydref 2022 

Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig 

Adolygwyd – ni wnaethpwyd unrhyw newidiadau 

 
 
Dyddiad adolygu: Hydref 2025 

 

 

  1. Rhagarweiniad   

 

Mae Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É yn croesawu ymholiadau a cheisiadau i fenthyca eitemau o'u casgliadau ar gyfer arddangosfeydd cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig.  Mae benthyciadau allan yn ffordd dda o roi mynediad i'r casgliadau i gynulleidfaoedd newydd. Fodd bynnag, mae'n rhaid cysoni ymateb yn gadarnhaol i geisiadau am fenthyciadau ag amcanion yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig. 

 

Yn ogystal, ar brydiau, mae'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn benthyca eitemau gan sefydliadau eraill neu unigolion preifat i'w harddangos neu at ddibenion ymchwil. 
 

Pwrpas y ddogfen hon yw hysbysu darpar fenthycwyr ynghylch sut mae benthyca o'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig neu fenthyca iddynt. Mae hefyd yn esbonio'r amodau cyffredinol y mae'n rhaid i fenthycwyr eu cyflawni.  

  1. Y Cwmpas a Diffiniadau 

Mae'r Polisi hwn yn berthnasol i geisiadau am fenthyciadau a gyflwynir gan bob benthyciwr (mae diffiniad yn adran 3) lle mae lleoliad yr arddangosfa arfaethedig y tu allan i Brifysgol ÑÇÖÞÉ«°É.  

Tybir bod 'gwrthrychau' yn cynnwys y deunydd a geir yn Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É.  

Nid yw'r Polisi hwn yn berthnasol i unrhyw wrthrych(au) sy'n gadael yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig at ddibenion cadwraeth neu ryw fath o asesiad. Mae gweithdrefnau gwahanol ar gyfer y symudiadau hynny. 

  1. Rhesymau dros Fenthyca 

Mae'r benthyciadau a wneir gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn chwarae rhan bwysig o ran helpu Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É gyflawni ei strategaethau. Felly, amcanion rhoi benthyciad yw: 

  • Ychwanegu at werthfawrogiad a dealltwriaeth o'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig a chodi eu proffil cenedlaethol, rhyngwladol a chyhoeddus 

  • Ehangu mynediad at y casgliadau a chyrraedd cynulleidfaoedd newydd yn y Deyrnas Unedig a ledled y byd 

  • Cefnogi ymchwil academaidd, yn enwedig lle mae hynny'n cynnig golwg newydd ar y casgliadau 

  • Cefnogi addysgu ac addysg yn eu holl agweddau 
     

  1. Benthycwyr 

Mi wnaiff yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig ystyried ceisiadau am fenthyciadau ar gyfer arddangosfeydd cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig. Disgwyliwn mai amgueddfeydd, orielau, llyfrgelloedd ac ystorfeydd archifol achrededig fydd y darpar fenthycwyr neu y bydd safonau gofal y mannau arddangos yn ateb gofynion BS 4971:2017 

  1. Benthyciadau i mewn 

Mae Rheolwr yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn gyfrifol am benderfynu a ellir cyfiawnhau benthyciad sy'n dod i mewn i'w arddangos neu'i ymchwilio. Mae hefyd yn gyfrifol am weinyddu'r benthyciadau i mewn, gan sicrhau bod yr holl waith papur fel y Derbynebau Mynediad a chytundebau'r Benthyciadau'n gyflawn. 

  1. Hyd y benthyciad 

Fel rheol dim ond i arddangosfeydd dros dro hyd at 6 mis o hyd y bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn rhoi benthyg. Ystyrir ceisiadau am fenthyciadau hwy na hynny, neu ar gyfer arddangosfeydd teithiol a fydd yn fwy na 6 mis, ond bydd cytundeb yn seiliedig ar addasrwydd yr eitem(au) y gofynnir amdanynt a'r lle sy'n benthyca.  Cofiwch y gall hyd yr arddangosiad ddibynnu ar sensitifrwydd y gwrthrych(au) sydd i'w harddangos i olau. 

Mae'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn cadw'r hawl i gwtogi cyfnod y benthyciad os yw'n barnu bod yr eitemau(au) a fenthycwyd yn dirywio mewn unrhyw ffordd, neu'u bod mewn perygl o gael eu difrodi neu'u dwyn, neu os yw'r benthyciwr fel arall yn methu â chydymffurfio ag amodau'r benthyciad yn unol â thelerau'r Cytundeb Benthyca. 
 
Mae hyd benthyciadau mewnol yn dibynnu ar y rheswm am y benthyciad. Os derbynnir eitem i'w harddangos mewn arddangosfa sy'n para am 10 mis, yna bydd hyd y benthyciad yn adlewyrchu'r cyfnod hwnnw. 

  1. Y drefn ar gyfer cais am fenthyciad 

Dylid cyfeirio ceisiadau ffurfiol i fenthyg eitem(au) penodol o'r Archifau a Chasgliadau Arbennig at Reolwr yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn y lle cyntaf. Dylai hynny gynnwys yr wybodaeth ganlynol: 

  • Y rheswm dros y benthyciad (e.e. arddangosfa) a'r rhesymau dros gynnwys gwrthrych(au) penodol 

  • Lleoliad(au) yr arddangos a'r dyddiadau 

  • Enw a manylion cyswllt llawn y benthyciwr/benthycwyr 

  • Rhestr o'r eitem(au) y gofynnir amdanynt a chyfeirnodau llawn (gan gynnwys agoriad y ffolio/y dudalen lle bo hynny'n berthnasol) 

  • Ymrwymiad i dalu holl gostau uniongyrchol y benthyciad (gweler Costau, adran 11.2) 

  • Adroddiad Cyfleusterau sydd wedi'i gwblhau a'i ddiweddaru ar gyfer pob lleoliad. Fel arfer gofynnwn i leoliadau yn y Deyrnas Unedig gwblhau .  

 

Cofiwch, ar gyfer pob cais am fenthyciad, byddem yn disgwyl i'r benthyciwr neu'r cynrychiolwyr sy'n gweithio ar eu rhan ymchwilio, nodi a dewis yr eitem(au) yn y lle cyntaf.  

  1. Rhybudd 

Dylid gwneud ceisiadau mor fuan â phosibl, ond bydd angen rhoi o leiaf 6 mis o rybudd. Mae'r cyfnod rhagarweiniol hwnnw'n caniatáu digon o amser i ystyried y cais yn llawn, gwneud unrhyw brisiadau angenrheidiol, triniaeth a pharatoi at gadwraeth, asesu amodau diogelwch ac amgylcheddol yn lleoliad y benthyciad, yn ogystal â darparu ar gyfer ymrwymiadau eraill y benthyciad. 

  1. Ystyriaeth a chontract 

Caiff ceisiadau am fenthyciad eu hystyried yn ofalus a bydd y penderfyniad yn cael ei gyfleu i'r ymgeisydd cyn gynted â phosibl. 

Os bydd cais yn llwyddiannus, bydd yn ofynnol i'r Benthyciwr fodloni ein Hamodau Benthyca Cyffredinol (adran 11). Bydd y benthyciad hefyd yn dibynnu ar y benthyciwr yn bodloni unrhyw amodau arbennig a bennir gan yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig. Bydd yr amodau hyn yn ffurfio'r Cytundeb Benthyca, contract a gaiff ei lunio gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig ac y cytunir arno gan y benthyciwr. 

Rhoddir dau gopi o'r Cytundeb Benthyca i'r benthyciwr, a gofynnir iddynt lofnodi'r ddau gopi a'u dychwelyd i'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig a fydd wedyn yn anfon copi wedi'i lofnodi at y benthyciwr at ei gofnodion. 

  1. Gwrthodiadau 

Weithiau, efallai y bydd angen inni wrthod cais am fenthyciad, er enghraifft: 

  • Lle nad oes digon o amser i ystyried a pharatoi'r benthyciad (gweler y Rhybudd, adran 8) 

  • Os na ellir darparu amodau amgylcheddol a/neu ddiogelwch addas 

  • Os na all y benthyciwr fodloni amodau eraill (gweler Amodau Benthyca Cyffredinol, adran 11) 

  • Os yw'r eitem(au) y gofynnir amdanynt yn fregus, mewn cyflwr gwael neu'n ansad, neu mewn perygl gormodol o ddifrod o'u trin neu o'u cludo 

  • Os oes angen arddangos yr eitem ym Mhrifysgol ÑÇÖÞÉ«°É, neu os cytunwyd eisoes ar gytundeb i fenthyg y gwrthrych(au) gyda sefydliad arall 

  • Os oes angen yr eitem at ddibenion addysgu, dysgu neu weithgareddau eraill yn ystod cyfnod arfaethedig y benthyciad, e.e. digideiddio 

  • Pe bai ei absenoldeb yn arbennig o niweidiol i ymchwilwyr yn yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig 

  • Os yw'r cais yn anghydnaws ag amcanion/cenhadaeth neilltuol Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É 
     

Byddwn yn rhoi esboniad llawn dros wrthod bob tro, ac yn barod i weithio gyda darpar fenthycwyr i oresgyn unrhyw broblemau amgylcheddol neu broblemau sy'n ymwneud ag  arddangos yn eu lleoliadau os mai dyna'r rheswm dros wrthod y benthyciad. 

11. Amodau Cyffredinol y Benthyciad  

11.1 Diwydrwydd dyladwy a pharamedrau moesegol ar gyfer benthyciadau 

Cyn cytuno i unrhyw fenthyciad, bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn gofyn am ddatganiad (ysgrifenedig) gan y benthyciwr nad oes ganddo achos rhesymol i gredu nad oes unrhyw eitem(au) yn yr arddangosfa lle bydd y gwrthrych(au) a fenthycwyd yn cael eu harddangos wedi cael eu dwyn, eu allforio'n anghyfreithlon na'u mewnforio'n anghyfreithlon o'r wlad wreiddiol, fel y'i diffinnir yng. 
 

11.2 Costau 
Mae ein hadnoddau'n gyfyngedig ac fel rheol rydym yn ei gwneud yn ofynnol i fenthycwyr dalu'r holl gostau a achosir ganddynt hwy eu hunain a chan yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig wrth wneud y benthyciad, heb derfynau. Gall y rhain gynnwys cynhyrchu adroddiadau o gyflwr, ffotograffiaeth, unrhyw waith cadwraeth angenrheidiol, prisiad annibynnol, yswiriant neu atebolrwydd sylfaenol, fframio, gwydro neu osod eitemau gwastad, cynhyrchu cewyll neu fowntiau ar gyfer llyfrau, pacio, cludo, costau teithio a chostau cynhaliaeth negeswyr lle bo angen y rheiny. 

Os bydd y benthyciad yn achosi costau, bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn paratoi amcangyfrif o'n holl gostau rhagamcanol ac yn ei anfon at y benthyciwr pan gaiff y benthyciad ei gymeradwyo. 

 11.3 Yswiriant 
Rhaid codi indemniad llywodraeth lle bo hynny'n briodol neu yswiriant masnachol ar unrhyw wrthrych a fenthycir gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig. Yn achos yswiriant masnachol, rhaid yswirio'r gwrthrychau rhag 'pob risg' ac yn gwbl gyflawn. Rhaid cyflwyno prawf o yswiriant, gan gynnwys copïau o'r tystysgrifau yswiriant neu'r indemniadau perthnasol i Swyddog Yswiriant Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É o leiaf bedair wythnos cyn casglu'r gwrthrychau. Ni ellir rhyddhau gwrthrychau heb brawf o yswiriant neu indemniad digonol. 

Bydd y benthyciwr yn talu cost prisio'r gwrthrych sy'n ofynnol at ddibenion y