ÑÇÖÞÉ«°É

Archifau a Chasgliadau Arbennig 

 

Polisi ar Fenthyciadau  

 

Cynnwys 

 

1. Rhagarweiniad  

2. Y Cwmpas a Diffiniadau 

3. Rhesymau dros fenthyca: 

4. Benthycwyr 

5. Benthyciadau i mewn 

6. Hyd y benthyciad 

7. Y drefn ar gyfer cais am fenthyciad 

8. Rhybudd 

9. Ystyriaeth a chontract 

10. Gwrthodiadau 

11. Amodau Cyffredinol y Benthyciad  

 

  

Rheoli Dogfennau 
 

Enw'r Ffeil	Polisi'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig
Yr Awdur(on) Gwreiddiol:	Pennaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig (yn seiliedid ar Bolisi Benthyciadau SOAS)
Awdur(on) yr Adolygiad Presennol	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig
Statws	Cymeradwywyd gan y Grŵp Tasg Casgliadau a Materion Diwylliant 19 Rhagfyr 2022 fel atodiad i'r Polisi Casgliadau
Dosbarthiad	Gwasanaethau Digidol Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É
Awdurdod	Archifau a Chasgliadau Arbennig

 

 

Fersiwn	Dyddiad	Awdur(on)	Nodiadau ar Ddiwygiadau
0.1	Mawrth 2016	Pennaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Cymeradwywyd Mehefin 2016
0.2	17 Hydref 2016	Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig	Gwelliannau a wnaed gan Chris Woods, NCS
0.3	28 Mai 2019	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Mân ddiwygiadau a wnaed gan Chris Woods, NCS i'r rhan wreiddiol yn ogystal â'r rhan newydd 11.8 Monitro  Cymeradwywyd gan y Tasglu Mehefin 2019
0.4	Hydref 2022	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Adolygwyd – ni wnaethpwyd unrhyw newidiadau

 
 
Dyddiad adolygu: Hydref 2025 

 

 

1. Rhagarweiniad   

 

Mae Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É yn croesawu ymholiadau a cheisiadau i fenthyca eitemau o'u casgliadau ar gyfer arddangosfeydd cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig.  Mae benthyciadau allan yn ffordd dda o roi mynediad i'r casgliadau i gynulleidfaoedd newydd. Fodd bynnag, mae'n rhaid cysoni ymateb yn gadarnhaol i geisiadau am fenthyciadau ag amcanion yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig. 

 

Yn ogystal, ar brydiau, mae'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn benthyca eitemau gan sefydliadau eraill neu unigolion preifat i'w harddangos neu at ddibenion ymchwil. 
 

Pwrpas y ddogfen hon yw hysbysu darpar fenthycwyr ynghylch sut mae benthyca o'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig neu fenthyca iddynt. Mae hefyd yn esbonio'r amodau cyffredinol y mae'n rhaid i fenthycwyr eu cyflawni.  

2. Y Cwmpas a Diffiniadau 

Mae'r Polisi hwn yn berthnasol i geisiadau am fenthyciadau a gyflwynir gan bob benthyciwr (mae diffiniad yn adran 3) lle mae lleoliad yr arddangosfa arfaethedig y tu allan i Brifysgol ÑÇÖÞÉ«°É.  

Tybir bod 'gwrthrychau' yn cynnwys y deunydd a geir yn Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É.  

Nid yw'r Polisi hwn yn berthnasol i unrhyw wrthrych(au) sy'n gadael yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig at ddibenion cadwraeth neu ryw fath o asesiad. Mae gweithdrefnau gwahanol ar gyfer y symudiadau hynny. 

3. Rhesymau dros Fenthyca 

Mae'r benthyciadau a wneir gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn chwarae rhan bwysig o ran helpu Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É gyflawni ei strategaethau. Felly, amcanion rhoi benthyciad yw: 

• Ychwanegu at werthfawrogiad a dealltwriaeth o'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig a chodi eu proffil cenedlaethol, rhyngwladol a chyhoeddus 

• Ehangu mynediad at y casgliadau a chyrraedd cynulleidfaoedd newydd yn y Deyrnas Unedig a ledled y byd 

• Cefnogi ymchwil academaidd, yn enwedig lle mae hynny'n cynnig golwg newydd ar y casgliadau 

• Cefnogi addysgu ac addysg yn eu holl agweddau 
   

4. Benthycwyr 

Mi wnaiff yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig ystyried ceisiadau am fenthyciadau ar gyfer arddangosfeydd cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig. Disgwyliwn mai amgueddfeydd, orielau, llyfrgelloedd ac ystorfeydd archifol achrededig fydd y darpar fenthycwyr neu y bydd safonau gofal y mannau arddangos yn ateb gofynion BS 4971:2017 

5. Benthyciadau i mewn 

Mae Rheolwr yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn gyfrifol am benderfynu a ellir cyfiawnhau benthyciad sy'n dod i mewn i'w arddangos neu'i ymchwilio. Mae hefyd yn gyfrifol am weinyddu'r benthyciadau i mewn, gan sicrhau bod yr holl waith papur fel y Derbynebau Mynediad a chytundebau'r Benthyciadau'n gyflawn. 

6. Hyd y benthyciad 

Fel rheol dim ond i arddangosfeydd dros dro hyd at 6 mis o hyd y bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn rhoi benthyg. Ystyrir ceisiadau am fenthyciadau hwy na hynny, neu ar gyfer arddangosfeydd teithiol a fydd yn fwy na 6 mis, ond bydd cytundeb yn seiliedig ar addasrwydd yr eitem(au) y gofynnir amdanynt a'r lle sy'n benthyca.  Cofiwch y gall hyd yr arddangosiad ddibynnu ar sensitifrwydd y gwrthrych(au) sydd i'w harddangos i olau. 

Mae'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn cadw'r hawl i gwtogi cyfnod y benthyciad os yw'n barnu bod yr eitemau(au) a fenthycwyd yn dirywio mewn unrhyw ffordd, neu'u bod mewn perygl o gael eu difrodi neu'u dwyn, neu os yw'r benthyciwr fel arall yn methu â chydymffurfio ag amodau'r benthyciad yn unol â thelerau'r Cytundeb Benthyca. 
 
Mae hyd benthyciadau mewnol yn dibynnu ar y rheswm am y benthyciad. Os derbynnir eitem i'w harddangos mewn arddangosfa sy'n para am 10 mis, yna bydd hyd y benthyciad yn adlewyrchu'r cyfnod hwnnw. 

7. Y drefn ar gyfer cais am fenthyciad 

Dylid cyfeirio ceisiadau ffurfiol i fenthyg eitem(au) penodol o'r Archifau a Chasgliadau Arbennig at Reolwr yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn y lle cyntaf. Dylai hynny gynnwys yr wybodaeth ganlynol: 

• Y rheswm dros y benthyciad (e.e. arddangosfa) a'r rhesymau dros gynnwys gwrthrych(au) penodol 

• Lleoliad(au) yr arddangos a'r dyddiadau 

• Enw a manylion cyswllt llawn y benthyciwr/benthycwyr 

• Rhestr o'r eitem(au) y gofynnir amdanynt a chyfeirnodau llawn (gan gynnwys agoriad y ffolio/y dudalen lle bo hynny'n berthnasol) 

• Ymrwymiad i dalu holl gostau uniongyrchol y benthyciad (gweler Costau, adran 11.2) 

• Adroddiad Cyfleusterau sydd wedi'i gwblhau a'i ddiweddaru ar gyfer pob lleoliad. Fel arfer gofynnwn i leoliadau yn y Deyrnas Unedig gwblhau .  

 

Cofiwch, ar gyfer pob cais am fenthyciad, byddem yn disgwyl i'r benthyciwr neu'r cynrychiolwyr sy'n gweithio ar eu rhan ymchwilio, nodi a dewis yr eitem(au) yn y lle cyntaf.  

8. Rhybudd 

Dylid gwneud ceisiadau mor fuan â phosibl, ond bydd angen rhoi o leiaf 6 mis o rybudd. Mae'r cyfnod rhagarweiniol hwnnw'n caniatáu digon o amser i ystyried y cais yn llawn, gwneud unrhyw brisiadau angenrheidiol, triniaeth a pharatoi at gadwraeth, asesu amodau diogelwch ac amgylcheddol yn lleoliad y benthyciad, yn ogystal â darparu ar gyfer ymrwymiadau eraill y benthyciad. 

9. Ystyriaeth a chontract 

Caiff ceisiadau am fenthyciad eu hystyried yn ofalus a bydd y penderfyniad yn cael ei gyfleu i'r ymgeisydd cyn gynted â phosibl. 

Os bydd cais yn llwyddiannus, bydd yn ofynnol i'r Benthyciwr fodloni ein Hamodau Benthyca Cyffredinol (adran 11). Bydd y benthyciad hefyd yn dibynnu ar y benthyciwr yn bodloni unrhyw amodau arbennig a bennir gan yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig. Bydd yr amodau hyn yn ffurfio'r Cytundeb Benthyca, contract a gaiff ei lunio gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig ac y cytunir arno gan y benthyciwr. 

Rhoddir dau gopi o'r Cytundeb Benthyca i'r benthyciwr, a gofynnir iddynt lofnodi'r ddau gopi a'u dychwelyd i'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig a fydd wedyn yn anfon copi wedi'i lofnodi at y benthyciwr at ei gofnodion. 

10. Gwrthodiadau 

Weithiau, efallai y bydd angen inni wrthod cais am fenthyciad, er enghraifft: 

• Lle nad oes digon o amser i ystyried a pharatoi'r benthyciad (gweler y Rhybudd, adran 8) 

• Os na ellir darparu amodau amgylcheddol a/neu ddiogelwch addas 

• Os na all y benthyciwr fodloni amodau eraill (gweler Amodau Benthyca Cyffredinol, adran 11) 

• Os yw'r eitem(au) y gofynnir amdanynt yn fregus, mewn cyflwr gwael neu'n ansad, neu mewn perygl gormodol o ddifrod o'u trin neu o'u cludo 

• Os oes angen arddangos yr eitem ym Mhrifysgol ÑÇÖÞÉ«°É, neu os cytunwyd eisoes ar gytundeb i fenthyg y gwrthrych(au) gyda sefydliad arall 

• Os oes angen yr eitem at ddibenion addysgu, dysgu neu weithgareddau eraill yn ystod cyfnod arfaethedig y benthyciad, e.e. digideiddio 

• Pe bai ei absenoldeb yn arbennig o niweidiol i ymchwilwyr yn yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig 

• Os yw'r cais yn anghydnaws ag amcanion/cenhadaeth neilltuol Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É 
   

Byddwn yn rhoi esboniad llawn dros wrthod bob tro, ac yn barod i weithio gyda darpar fenthycwyr i oresgyn unrhyw broblemau amgylcheddol neu broblemau sy'n ymwneud ag  arddangos yn eu lleoliadau os mai dyna'r rheswm dros wrthod y benthyciad. 

11. Amodau Cyffredinol y Benthyciad  

11.1 Diwydrwydd dyladwy a pharamedrau moesegol ar gyfer benthyciadau 

Cyn cytuno i unrhyw fenthyciad, bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn gofyn am ddatganiad (ysgrifenedig) gan y benthyciwr nad oes ganddo achos rhesymol i gredu nad oes unrhyw eitem(au) yn yr arddangosfa lle bydd y gwrthrych(au) a fenthycwyd yn cael eu harddangos wedi cael eu dwyn, eu allforio'n anghyfreithlon na'u mewnforio'n anghyfreithlon o'r wlad wreiddiol, fel y'i diffinnir yng. 
 

11.2 Costau 
Mae ein hadnoddau'n gyfyngedig ac fel rheol rydym yn ei gwneud yn ofynnol i fenthycwyr dalu'r holl gostau a achosir ganddynt hwy eu hunain a chan yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig wrth wneud y benthyciad, heb derfynau. Gall y rhain gynnwys cynhyrchu adroddiadau o gyflwr, ffotograffiaeth, unrhyw waith cadwraeth angenrheidiol, prisiad annibynnol, yswiriant neu atebolrwydd sylfaenol, fframio, gwydro neu osod eitemau gwastad, cynhyrchu cewyll neu fowntiau ar gyfer llyfrau, pacio, cludo, costau teithio a chostau cynhaliaeth negeswyr lle bo angen y rheiny. 

Os bydd y benthyciad yn achosi costau, bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn paratoi amcangyfrif o'n holl gostau rhagamcanol ac yn ei anfon at y benthyciwr pan gaiff y benthyciad ei gymeradwyo. 

 11.3 Yswiriant 
Rhaid codi indemniad llywodraeth lle bo hynny'n briodol neu yswiriant masnachol ar unrhyw wrthrych a fenthycir gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig. Yn achos yswiriant masnachol, rhaid yswirio'r gwrthrychau rhag 'pob risg' ac yn gwbl gyflawn. Rhaid cyflwyno prawf o yswiriant, gan gynnwys copïau o'r tystysgrifau yswiriant neu'r indemniadau perthnasol i Swyddog Yswiriant Prifysgol ÑÇÖÞÉ«°É o leiaf bedair wythnos cyn casglu'r gwrthrychau. Ni ellir rhyddhau gwrthrychau heb brawf o yswiriant neu indemniad digonol. 

Bydd y benthyciwr yn talu cost prisio'r gwrthrych sy'n ofynnol at ddibenion yswiriant. 

11.4 Adroddiad cyflwr a'r gofynion o ran cadwraeth 
Er mwyn rhoi'r holl wrthrychau ar fenthyg, bydd yr Archifau neu'r Casgliadau Arbennig (neu gadwraethwr cymeradwy) yn paratoi adroddiad cyflwr, i'w gytuno gyda'r benthyciwr cyn y dyddiad casglu. Y benthyciwr fydd yn talu cost paratoi'r adroddiad cyflwr. Gall hynny gynnwys ffotograffau o'r eitemau gan staff mewnol, os nad oes delweddau eisoes yn bodoli. 

Ym marn yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig, os oes angen gwneud unrhyw waith cadwraeth i'r gwrthrych cyn iddo adael, bydd yn un o amodau'r benthyciad bod yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn gwneud y gwaith cadwraeth angenrheidiol gyntaf. Bydd y benthyciwr yn talu costau unrhyw waith o'r fath. 

Caiff cyflwr y gwrthrych ei wirio yn unol â'r adroddiad cyflwr cyn y dyddiad dychwelyd neu ar y dyddiad hwnnw, a bydd y partïon yn cytuno ynghylch unrhyw wahaniaethau, os oes rhai o gwbl, yng nghyflwr y gwrthrych o'i gymharu â'r disgrifiad yn yr adroddiad cyflwr. 

Rhaid i fenthyciadau mewnol fod mewn cyflwr addas at ddiben y benthyciad. Mae'r benthyciwr fel arfer yn darparu adroddiad cyflwr, a gaiff ei wirio ar ôl ei dderbyn ac wrth adael gan y staff. Os na chyflwynwir adroddiad cyflwr, bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn paratoi un. 

11.5 Pacio, casglu a chludo 

Mae'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn gofyn am o leiaf dau fis o rybudd ysgrifenedig o'r dyddiad y bwriedir casglu'r gwrthrych(au), a gymerir o 'Ddyddiad Cychwyn' y Cytundeb Benthyca (h.y. y dyddiad y bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn dychwelyd copi o'r cytundeb i'r benthyciwr wedi'i lofnodi'n briodol gan y ddau barti). 

Rhaid i'r holl drefniadau pacio, casglu, cludo a danfon gael eu cymeradwyo gan yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig cyn rhoi'r gwrthrych ar fenthyg. Bydd yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn gwneud y pacio. Dim ond asiantau sy'n gymeradwy gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig fydd yn cludo'r gwrthrych. 

Rhaid i'r benthyciwr dalu'r holl gostau a achosir o ran y pacio a'r cludo. 

Mae'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn cadw'r hawl i fynnu ac i benodi negesydd i oruchwylio'r holl waith trin, cludo a gosod gwrthrych y benthyciad yn ystod cyfnod y benthyciad. Os bydd angen negesydd ar gyfer y benthyciad, bydd disgwyl i'r benthyciwr dalu'r costau teithio, llety a chynhaliaeth. Fodd bynnag, rhaid cydnabod y gall y costau cludo fod yn sylweddol i'r sefydliad benthyca ac mi wnawn ni weithio gyda chi i geisio cadw'r rheiny'n isel. Byddwn yn gwneud y penderfyniadau hynny fesul achos. 

11.6 Diogelwch 

Rhaid i'r mannau arddangos fod yn ddiogel yn eu holl agweddau a rhaid rhoi mesurau diogelwch digonol ar waith cyn rhyddhau unrhyw wrthrychau ar fenthyg. Mae'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig yn ei gwneud yn ofynnol i bob benthyciwr roddi manylion cyfleusterau a diogelwch eu lleoliadau trwy gwblhau Adroddiad Cyfleusterau Safonol Grŵp Cofrestryddion y Deyrnas Unedig ac Atodiad Diogelwch Grŵp Cofrestryddion y Deyrnas Unedig, neu safon gyfwerth genedlaethol i fodloni'r gofyniad hwnnw. 

Oni chytunir yn wahanol fel rheol mae angen goruchwyliaeth am bedair awr ar hugain, er y gellir ystyried bod systemau larwm gyda synwyryddion tresmaswyr pan fo'r lle ar gau'n dderbyniol o dan rai amgylchiadau. 

Dylid arddangos y gwrthrychau mewn cesys arddangos dan glo, neu mewn fframiau diogel. Gellid pennu'r defnydd o ffitiadau cymeradwy a sgriwiau diogelwch i osod fframiau ar waliau. Mae angen cesys arddangos â larwm i arddangos gwrthrychau gwerthfawr a bregus. 

11.7 Amodau amgylcheddol 

Caiff gofynion amgylcheddol penodol pob gwrthrych eu nodi yn y Cytundeb Benthyca. Mae'r gofynion arferol sydd gennym ar gyfer dogfennau archifol a llyfrau prin yn dilyn BS 4971:2017 

• Ni ddylai'r tymheredd fod yn uwch na 24 °C; ac ni ddylai aros yn uwch na 22 °C trwy gydol arddangosfa. 

 

• Caiff RH ei bennu yn ôl anghenion y gwrthrych(au) sydd i'w arddangos; Dim ond y tu mewn i gesys arddangos neu fframiau o dan sêl â gel silica i'r RH perthnasol y dylid arddangos gwrthrychau sy'n sensitif i RH 

 

• Rhaid arddangos gwrthrychau y tu mewn i gesys neu fframiau y gellir eu selio ac sy'n gallu cynnal y lefelau RH perthnasol; 

 

• Caiff lefelau'r golau (caiff ei fesur mewn Lux) eu pennu gan sensitifrwydd y gwrthrych(au) sydd i'w arddangos ac ni fyddant yn fwy na'r uchafswm sy'n berthnasol; 

 

• Ni fydd y golau sy'n cyrraedd y gwrthrych(au) yn cynnwys dim ymbelydredd UVA. 

 

 

Gall gwahanol amodau fod yn briodol ar gyfer storio ac arddangos arteffactau, a bydd gallu gwahanol sefydliadau i gynnig yr amodau hynny'n amrywio. Felly, byddwn yn trin pob cais fesul achos ac yn gweithio gyda chi i ddod o hyd i'r ffordd orau o sicrhau amodau addas i'r arddangosiad. 

Rhaid peidio â chaniatáu bwyta ac yfed yn y man arddangos, nid yn unig yn ystod yr arddangosfa ei hun ond hefyd wrth osod yr arddangosfa ac wrth dynnu'r arddangosfa oddi wrth ei gilydd. 

11.8 

Rhaid i'r cesys arddangos a ddefnyddir mewn arddangosfa ymgorffori recordwyr monitro y tu mewn i'r fitrin, i logio a storio darlleniadau o'r tymheredd, RH a lux trwy gydol y cyfnod arddangos a bydd angen anfon y data mewn fformat y gall yr Archifau a Chasgliadau Arbennig ei ddefnyddio. Os yw'r gwrthrych sy'n cael ei arddangos yn eitem sydd wedi'i fframio, bydd angen cofnod prawf sbot ar gyfer lux ar adeg y gosod ac ar gyfer amodau'r ystafell o ran y tymheredd os yw'r ffrâm o dan sêl ac ar gyfer tymheredd ac RH os nad yw o dan sêl. O ran cyfnodau arddangos o fwy na phythefnos bydd angen anfon set o ddata at yr AChA i'w hadolygu a chedwir yr hawl i dynnu'r gwrthrych i lawr a'i ddychwelyd ar gost y benthyciwr os nad yw'r amodau'n ateb y gofynion benthyca. 

 

11.9 Arddangos 

Bydd angen cewyll, mowntiau neu gynheiliaid addas ar gyfer gwaith ar bapur a llawysgrifau. Lle nad oes rhai addas eisoes yn bodoli, gall yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig eu gwneud a'u darparu ar gost y benthyciwr. Byddwn yn cyflwyno'r holl gostau gerbron y benthyciwr i'w cymeradwyo yn gyntaf, ac yna'n anfon anfoneb. 

Ar ôl eu rhoi mewn ces arddangos ar gyfer yr arddangosfa, rhaid gadael llonydd i'r gwrthrych(au), ac eithrio mewn argyfwng, nes caiff yr arddangosfa ei thynnu i lawr. 

Ni chaniateir gwneud dim marciau mewn pensil, inc, paent nac unrhyw ddeunydd arall ar unrhyw wrthrych(au), ac ni chaniateir tynnu unrhyw farciau na labeli sy'n bodoli eisoes. Ni chaniateir gosod gludyddion o unrhyw fath ar wrthrych(au). Rhaid peidio â gosod labeli ar y gwrthrychau. 

11.10 Ffotograffiaeth ac atgynhyrchu 

Ni chaniateir ffilmio'r eitem(au), tynnu lluniau ohonynt, recordio fideos, eu darlledu ar y teledu na'u recordio na'u hatgynhyrchu fel arall yn ystod cyfnod y benthyciad heb ganiatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gan yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig. Os bydd y benthyciwr yn dymuno atgynhyrchu delweddau o'r gwrthrych(au)  at unrhyw bwrpas bydd yn cyflwyno i'r Archifau a'r Casgliadau Arbennig gais ar wahân am Ganiatâd i Gyhoeddi/Darlledu, a thalu'r taliadau atgynhyrchu angenrheidiol ymlaen llaw. Mae ffurflenni cais a rhestr lawn o'r taliadau ar gael ar gais gan yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig. Ni fydd dim rhwymedigaeth ar yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig i roddi caniatâd o'r fath. 

11.11 Cydnabyddiaeth 

Rhaid credydu perchnogaeth yr Archifau a'r Casgliadau Arbennig bob amser yn ystod yr arddangosfa ar unrhyw label, testun neu ddelwedd berthnasol sy'n ymwneud â'r eitem(au), gyda chyfeirnod llawn yr Archifau a Chasgliadau Arbennig. Mae hynny'n cynnwys defnydd yr eitem (neu ddelweddau ohoni) mewn unrhyw gyhoeddiad neu sylw yn y cyfryngau sy'n deillio o'r benthyciad (yn amodol ar ofyn am ganiatâd i gyhoeddi, adran 9.9). 

11.12 Terfynu 

Os caiff y benthyciad ei ganslo, am ba bynnag reswm, bydd y benthyciwr yn talu'r holl gostau rhesymol.